Microsoft Excel är ett kalkylarksprogram som låter användare organisera, formatera och beräkna data med formler med hjälp av ett system av celler dividerat med rader och kolumner.
Förstå begreppet rullgardinslista i Excel
Innan vi går in på detaljer om hur man skapar en rullgardinslista i Excel, måste vi först noggrant förstå vad en rullgardinslista är i Excel. En rullgardinslista, även känd som en kryssruta urval eller rullgardinsmeny, är en Excel-funktion som låter användare välja ett värde från en fördefinierad lista.
Detta är användbart i flera situationer. Till exempel, om du anger data manuellt och det finns vissa värden som är vanliga och upprepas ofta, kan du skapa en rullgardinslista för dessa värden för att påskynda datainmatningsprocessen.
Förbereder data för rullgardinsmenyn
Det första steget för att skapa en rullgardinslista i Excel är att förbereda de data som du vill ska visas i listan. Den här listan kan innehålla allt från en lista med namn, städer, nummer eller något annat du behöver.
Här är stegen för att förbereda data för rullgardinsmenyn:
- Öppna Excel och skapa ett nytt kalkylblad eller använd ett befintligt.
- I en tom kolumn eller rad, skriv in de data du vill ska visas i rullgardinsmenyn. Varje post måste finnas i en separat cell.
Efter att du har angett all data kan du välja den och ge den ett namn genom namnrutan i det övre vänstra hörnet.
Skapar rullgardinsmenyn
När du har förberett din uppgifter och du har gett dem en namn, kan vi börja processen med att skapa rullgardinsmenyn:
- Välj den cell där du vill ha rullgardinsmenyn.
- Klicka på fliken "Data" i huvudmenyraden.
- I gruppen 'Dataverktyg' klickar du på 'Datavalidering'.
Du kommer nu att presenteras med ett "Datavalidering"-fönster där du kan konfigurera reglerna för den valda cellen.
Konfigurera datavalideringsregler
Det sista steget i att skapa rullgardinsmenyn i Excel är att konfigurera datavalideringsreglerna:
- I fönstret 'Datavalidering' klickar du på fliken 'Inställningar'.
- Under rubriken "Tillåt" väljer du "Lista" från rullgardinsmenyn.
- I fältet "Ursprung", skriv namnet du gav dina data och klicka på "OK".
Vid det här laget bör du ha en rullgardinsmenyn i excel som återspeglar de inmatade uppgifterna. Du kan testa det genom att välja cellen där du konfigurerade rullgardinsmenyn och klicka på pilen.
Använda och ändra din rullgardinslista
Med din rullgardinslista redan skapad kan du använda den genom att helt enkelt välja valfri cell med listan och välja en post. För att ändra listan eller ändra valideringsdata, upprepa helt enkelt de föregående stegen.
Kom ihåg att rullgardinslistor i Excel är ett tidsbesparande verktyg som förbättrar effektiviteten och noggrannheten i datainmatningen. Det är en viktig färdighet som alla Excel-användare bör känna till.
